Polityka prywatności

Ta polityka wyjaśnia, jakie dane osobowe zbieramy przez stronę internetową biura, w jakim celu, jak długo je przechowujemy i jakie prawa Ci przysługują. To, jak przetwarzamy dane Klientów biura i ich pracowników przy księgowości, kadrach i płacach, opisuje sekcja „Dane Klientów biura”.

Kto jest administratorem danych

Administratorem danych jest Joanna Brzostkiewicz, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Joanna Brzostkiewicz Biuro Rachunkowe, ul. Łobzowska 39a/4A, 31-139 Kraków.

W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@brj.com.pl lub zadzwoń: +48 607 901 090.

Jakie dane zbieramy i po co

• Formularz kontaktowy - imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli go podasz), temat i treść wiadomości. Używamy ich, żeby odpowiedzieć na wiadomość i - jeśli o to prosisz - przygotować ofertę. Podstawa: Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) oraz działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Wiadomość trafia e-mailem do skrzynki biura, strona nie zapisuje jej w swojej bazie.
• Ankieta nowego klienta - dane firmy i osoby kontaktowej oraz odpowiedzi z ankiety. Używamy ich, żeby przygotować ofertę i rozpocząć współpracę (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Ankieta również trafia e-mailem do biura i nie jest zapisywana na serwerze strony.
• Kontakt e-mailowy i telefoniczny - dane, które podasz w korespondencji. Używamy ich, żeby odpowiedzieć i prowadzić rozmowę, co jest naszym prawnie uzasadnionym interesem (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane techniczne - serwer zapisuje w dziennikach adres IP, datę i godzinę wizyty, adres odwiedzonej strony i rodzaj przeglądarki. Do ochrony przed spamem i zgadywaniem haseł strona przez godzinę przechowuje zaszyfrowany skrót adresu IP (nie sam adres). Podstawa: bezpieczeństwo strony, czyli nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail lub telefonu nie będziemy mogli odpowiedzieć.

Rekrutacja

Gdy wysyłasz zgłoszenie w rekrutacji (ankietę kandydata i CV), przetwarzamy Twoje dane, żeby tę rekrutację przeprowadzić.

• Zakres i podstawa - imię i nazwisko, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje i przebieg pracy (art. 22¹ Kodeksu pracy) oraz odpowiedzi z ankiety: doświadczenie, umiejętności, znajomość języka, dostępność i oczekiwania. Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy.
• Dane podane z własnej inicjatywy (np. zdjęcie, zainteresowania) przetwarzamy na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) - wyrażasz ją, przesyłając te dane. Nie podawaj danych o zdrowiu ani innych danych szczególnych kategorii.
• Przyszłe rekrutacje - tylko jeśli zaznaczysz tę zgodę w ankiecie (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Okres przechowywania - do zakończenia rekrutacji, nie dłużej niż 12 miesięcy od przesłania zgłoszenia (także przy zgodzie na przyszłe rekrutacje). Potem CV i odpowiedzi usuwamy.
• Odbiorcy - zgłoszenie trafia do skrzynki biura (cyber_Folks S.A.) i jest przekazywane do poczty Gmail, a CV przechowujemy na Dysku Google (Google). Do porządkowania zgłoszeń w arkuszu używamy narzędzia AI ChatGPT (OpenAI): odczytuje ono ankietę i CV, ale nie ocenia kandydatów i nie podejmuje decyzji. Google i OpenAI mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym - na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
• Decyzje podejmują ludzie - nie profilujemy kandydatów i nie odrzucamy zgłoszeń automatycznie.

Dane wymagane przez Kodeks pracy są potrzebne do udziału w rekrutacji, pozostałe podajesz dobrowolnie. Zgodę możesz wycofać w każdej chwili, pisząc na kontakt@brj.com.pl - nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Przysługują Ci też prawa opisane niżej.

Dane Klientów biura

Prowadząc księgowość, kadry i płace, przetwarzamy dane naszych Klientów oraz osób, których dane Klienci nam przekazują.

• Dane Klienta jako strony umowy - np. imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, PESEL, adres i dane kontaktowe osoby prowadzącej działalność lub reprezentującej firmę. Tych danych jesteśmy administratorem. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki wynikające z przepisów podatkowych, o rachunkowości i o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy - biuro rachunkowe jest instytucją obowiązaną, więc musi zweryfikować Klienta (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), a także dochodzenie i obrona roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Dane pracowników, zleceniobiorców i kontrahentów Klienta - dane, które Klient przekazuje nam do ksiąg, list płac, deklaracji i zgłoszeń w ZUS. Ich administratorem jest Klient, a my przetwarzamy je w jego imieniu, wyłącznie w zakresie zleconych usług, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych (art. 28 RODO). Jeśli Twoje dane trafiły do nas od pracodawcy lub zleceniodawcy, w pierwszej kolejności kieruj pytania do niego - pomożemy mu odpowiedzieć.
• Komu przekazujemy dane - urzędom skarbowym, ZUS, GUS, PFRON, bankom i Krajowemu Systemowi e-Faktur, w zakresie dokumentów składanych w imieniu Klienta, a także dostawcom programów i usług, z których korzystamy przy obsłudze (np. programy księgowe, platforma do przesyłania dokumentów, hosting i poczta) - na podstawie umów powierzenia.
• Jak długo - przez czas współpracy, a potem przez okres wymagany przepisami, m.in. Ordynacji podatkowej, ustawy o rachunkowości i ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (najczęściej 5 lat), oraz do przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dokumenty Klienta po zakończeniu współpracy przekazujemy jemu lub wskazanemu przez niego biuru.
• Poufność - wszystkie osoby pracujące w biurze są zobowiązane do zachowania tajemnicy, a dokumenty i dane chronimy przed dostępem osób nieupoważnionych.

Podanie danych jest warunkiem zawarcia i wykonania umowy, a część z nich wymagają przepisy. Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany. W sprawach danych napisz na kontakt@brj.com.pl - przysługują Ci prawa opisane niżej.

Pliki cookies i usługi zewnętrzne

Strona nie używa plików cookies analitycznych ani reklamowych i nie śledzi odwiedzających. Korzysta tylko z plików cookies i zapisów w pamięci przeglądarki, które są potrzebne do działania strony albo zapamiętują Twój wybór - dlatego nie prosimy o zgodę:

• brj-motyw (plik cookie i pamięć przeglądarki) - zapamiętuje wybrany tryb jasny lub ciemny strony i ankiet. Zapisuje się dopiero wtedy, gdy sam wybierzesz tryb, i jest ważny 12 miesięcy.
• brj-cookies (pamięć przeglądarki) - zapamiętuje, że zamknięto informację o plikach cookies.
• BRJ_SURVEY (plik cookie) - zabezpiecza wysyłkę ankiety nowego klienta; usuwany po zamknięciu przeglądarki. Odpowiedzi z ankiety nie są zapisywane ani w przeglądarce, ani na serwerze strony.
• wordpress_…, wp-settings-… (pliki cookies) - tylko u osób, które logują się do panelu administracyjnego strony.

Na stronie Kontakt wyświetlamy mapę Google. Gdy mapa się wczytuje, Google otrzymuje Twój adres IP i może zapisać własne pliki cookies. Zasady przetwarzania danych przez Google opisuje polityka prywatności Google.

Pliki cookies możesz w każdej chwili usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki.

Komu przekazujemy dane

• firmie hostingowej, która utrzymuje serwer strony i skrzynki poczty biura (cyber_Folks S.A.) - wyłącznie na nasze polecenie, na podstawie umowy powierzenia,
• Google - poczta Gmail i Dysk Google, do których trafia poczta biura (także wiadomości z formularzy i ankiet), oraz mapa na stronie Kontakt,
• OpenAI - narzędzie ChatGPT, tylko przy porządkowaniu zgłoszeń rekrutacyjnych (bez podejmowania decyzji),
• organom publicznym - tylko wtedy, gdy wymaga tego prawo.

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich w celach marketingowych. Strona, formularze i skrzynka poczty biura działają na serwerach cyber_Folks S.A. w Polsce. Poza Europejski Obszar Gospodarczy dane mogą trafić tylko przez usługi Google (Gmail, Dysk Google, mapa) i OpenAI (ChatGPT przy rekrutacji) - na podstawie decyzji Komisji Europejskiej (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

Jak długo przechowujemy dane

• wiadomości z formularza, ankiety i korespondencję - przez czas potrzebny do odpowiedzi i rozmów o współpracy, nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu; jeśli zawrzemy umowę, dalej przechowujemy je zgodnie z umową i przepisami,
• dane przetwarzane na podstawie zgody - do czasu jej wycofania,
• dzienniki serwera - przez okres ustalony przez firmę hostingową, zwykle kilka tygodni.

Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przeniesienia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie - nie wpływa to na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@brj.com.pl. Masz też prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, uodo.gov.pl).

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany i nie profilujemy odwiedzających.

Zgłoszenia sygnalistów

Zgłoszenia naruszeń prawa przyjmujemy pod adresem sygnalisci@brj.com.pl. Dane osób zgłaszających i osób, których dotyczy zgłoszenie, chronimy zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów i wewnętrzną procedurą zgłoszeń.

Zmiany polityki

Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę stronę. Polityka obowiązuje od 25 września 2026 r.